První seznámení (úklid chodby)
- Co je to vlastně informační systém (IS) a z jakých částí se skládá.
- Navrhneš a sestavíš svůj vlastní malý IS.
- Vyzkoušíš si základní hodnocení IS. Naučíš se klást si užitečné otázky.
V předchozí kapitole jsme improvizovaně sestavili a provozovali poměrně komplexní distribuovanýRozmysli, proč byl systém distribuovaný. informační systém (IS) pro provoz simulované korporace. Už víme, že IS přináší výhody a usnadnění práce, ale zároveň není zrovna jednoduché hned najít nejlepší postupy. V této kapitole se proto podrobněji podíváme naopak na příklad aspoň zpočátku jednoduchý, a prozkoumáme jej víc do hloubky. Díky tomu se lépe vyjasní, co vlastně IS jsou, z čeho se „skládají“, a na co při jejich tvorbě a použití nejčastěji hledíme.
Obsah
Společné prostory
Obyvatelé bytových domů sdílí chodby a schodiště, které je čas od času nutno přinejmenším zamést. Patrně není úplně fér to nechat na těch sousedech, kterým špína vadí nejdříve a nejvíc. Lepší by bylo se prostřídat. To ale zase vyžaduje intenzivější komunikaci, než si mnozí sousedé přejí. Situaci pomůže zlepšit informační systém.
Co má ten systém dělat? Měl by zajistit aspoň dvě věcí:
- Jednoduše ukázat, kdo je zrovna na řadě s úklidem.
- Jednoduše umožnit určit dalšího uklízejícího.
Na základě potřeb obyvatel konkrétního domu může systém umět mnohem více.
Podobný systém se pak nemusí využít jen pro úklid chodeb, s obdobami téhož problému se setkáme i na dalších místech (ve škole např. služba ve třídě, úklid v šatně, kdo ještě nebyl zkoušen...).
Vypracujte návrh řešení nejjednoduššího případu: cedule má ukázat, kdo je právě na řadě, a pomoci určit, kdo bude na řadě příště. Sousedů je třeba pět. Další potřebné parametry si domyslete sami.
Informační systém
Informační systém udržuje sadu informací uspořádanou v potřebných souvislostech a zpracovává je podle daných pravidel (např. si „pamatuje“, kdo má uklízet, a kdo bude následovat). Nemusí přitom běžet na internetu, dokonce ani na počítači. Počítač (třeba i ve formě chytrého telefonu) je prostě jenom často praktický. Pravidla plní přesně, rychle, nevadí mu zpracovávat obrovské množství dat.
Informační systém má své uživatele (lidi, ale i další systémy), jejichž potřeby pomáhá plnit. Součástí systému jsou tak i interakce s vnějším světem (soused si daným způsobem kontroluje, jestli je na řadě s úklidem). V konečném důsledku není rozhodující, jaký se použil software nebo jak jsou data vnitřně strukturovaná, rozhodující je, jak dobře systém plní své úkoly, tedy jak je užitečný svým uživatelům.
Pojďme tedy prozkoumat a zhodnotit, jak si stojí různé návrhy systémů pro úklid společných prostor.
Hodnocení informačního systému
Zamyslete se nad tím, jak by cedule podle vašeho nárhu fungovala v praxi a najděte několik předností a několik nevýhod vašeho vlastního návrhu. Soustřeďte se na to, jak budou s cedulí pracovat uživatelé, a to i v různých méně obvyklých situacích (např. delší dovolená).
Patrně jste si během přemýšlení nad tabulkou pokládali rozličné otázky. Mohly to být třeba některé z těchto:
- Co tohleto je? K čemu to je?
- Komu to slouží, kdo to používá?
- Jaká data to uchovává, v jaké podobě?
- Na jaké to odpoví otázky? Co to umí určit či rozhodnout?
- Jak se to používá, jaký je postup, návod?
- V čem to uživatelům pomáhá, v čem je to otravné? Co by stálo za vylepšení?
- Co se může pokazit a proč?
Kladení otázek je jednou z velmi užitečných dovedností, která nám může pomoci nad daným problémem lépe uvažovat a to proto, abychom dokázali navrhnout vhodné části zamýšleného informačního systému a ty pak dokázali užitečně poskládat a propojit.
Příklad: Skutečné řešení
Jak byste zhodnotili uvedený příklad? Jak si stojí v porovnání s vaším řešením?
Všimněte si důležité skutečnosti: Informační systém není obrázkem cedule plně definován. Sice vidíme, s jakými pracuje daty a můžeme odhadnout jak, ale pořád nevíme, jak jej uživatelé vlastně přesně používají. Nedílnou součástí specifikace IS jsou i procesy spojené s jeho použitím. Zde např. není zřetelné, jak často uklízíme a kam potom točíme ukazatelem. Někdo by třeba ukazatel roztáčel a dalšího na řadě takto losoval. Teprve s doplněním chybějících informací můžeme IS hodnotit. A to ještě ideálně nikoliv „od stolu“, ale pozorováním uživatelů, jak jim IS (ne)pomáhá řešit daný problém. Tak se třeba může ukázat, že kvůli opotřebení ukazatele uklízí neférově často paní Hudáková.
Nestandardní situace
Při hodnocení IS se typicky soustředíme na jeho běžném fungování: soused se každou sobotu dívá na ceduli, a když zjistí, že má službu, tak uklidí a ručičku posune na dalšího souseda. Síla informačního systému se ale ukáže také v tom, jak si poradí s různými překvapeními. Lánovi si dopřejí dlouhou dovolenou, příjemce poštovního balíku se odstěhoval, klient si z bankomatu neodebral vydané peníze, čárový kód banánu se na pokladně ukazuje jako mražená treska. Neobvyklých situací se může přihodit mnoho druhů. Liší se četností i předvídatelností. V každém případě se ale snažíme být připravení a chybám buď předcházet, nebo mít možnost se z nich tzv. zotavit a systém uvést zpět do stavu, kdy je vše podle pravidel (a nemají např. dva čtenáři z knihovny půjčenou stejnou knihu).
Příklad: Komplikace při úklidu chodby
V souvislosti s naším příkladem můžeme předvídat např. následující situace:
- Vtipálek otočí šipku jinam.
- Zapomenu po úklidu otočit.
- Otočím, i když jsem neuklidil.
- Jedu na měsíc na dovolenou.
- Stěhování, noví sousedi.
- Marodím, potřebuji si vyměnit službu.
- Cedule se úplně ztratí.
- Babička nebo dítě na ceduli vůbec nedosáhnou.
Vymyslíte i další?
O takových situacích je dobré předem vědět. Ideálně ve fázi návrhu, nebo aspoň ve fázi testování. Reálně fungující systém už se opravuje mnohem obtížněji.
Zároveň ale není nutné hned vyvíjet systém, který si poradí se všemi myslitelnými komplikacemi. V informatické praxi je nutno zohledňovat, co se řešit vyplatí, a co nikoliv. Přísně vzato, dané chování systému je chybou, jen pokud se vyplatí jej opravit. Jinými slovy, úsilí a prostředky věnované případné opravě nesmí převyšovat škody, které nežádoucí chování způsobuje.
Záleží tedy na konkrétním domě a jeho obyvatelích. Několik sousedů na stejném patře se snadno dohodne, co a jak dál a kam nastavit ručičku. Dům s několika desítkami bytů, kde se ani zdaleka všichni neznají, bude potřebovat systém robustnější.
Aplikace pro přidělování služeb
Ke střídání služeb na úklid tedy lze přistoupit různě. Ukážeme si i jedno velmi (možná příliš?) pokročilé řešení. Našlo by využití například mezi sousedy, kteří rádi všechno řeší přes mobilní telefon či tablet.
Příklad:
Příklad prozkoumejte: mačkejte tlačítka, sledujte, co se děje. Projděte si různé sekce (nabídka vlevo). Pomůcku můžete zkusit různě upravovat a nastavovat.
Výše byste měli vidět pomůcku pro přidělování služeb vytvořenou v aplikaci Coda.io (použití referral linku umožní vyzkoušet placené funkce). Pokud nevidíte, možná aplikace zatím nepodporuje váš prohlížeč (nejspolehlivěji fungují aktuální verze Chrome a Firefox), nebo se pokazilo něco jiného. Zkuste přímý odkaz. Pracujete v "demo" režimu, vaše činnost se nikde mimo okno prohlížeče neprojeví. Chcete-li, založte si účet, vytvořte si vlastní kopii pomůcky a úpravy se uloží.
S problematikou férového úklidu sdílené chodby jste již seznámení více než důkladně. Zamyslete se tedy nad příkladem výše ve světle toho, co už o takové úloze víte:
- Jak uživatelé systém používají? Jak zjistí, jestli jsou na řadě? Jak se pozná, jestli uklidili?
- Jak se určuje, kdo je další na řadě? Jak je zajištěna férovost přidělování služeb?
- Jak se asi postupuje, když se nastěhují noví sousedi, nebo se třeba dva byty propojí v jeden či jeden velký byt rozdělí?
- Existuje nějaký správce systému? Jaké plní úkoly?
- Jak se vyřeší, když třeba někdo odjede na dovolenou?
- Co se může pokazit? V jakých situacích si systém neporadí?
- V jakých situacích se podobné řešení hodí, v jakých nikoliv? Všimněte si, že je řešení nyní hotové. Přizpůsobit a využít je pro jinou chodbu už nezabere příliš času navíc.
Vidíte nějaké nevýhody uvedeného řešení? Co byste vylepšili? Co je naopak povedené a rádi byste to využili?
Vylepšování systému
Jak by tedy šlo systém vylepšit? Nabízí se různé cesty, které řeší různé skupiny komplikací (a mohou také nové komplikace vnášet). Kromě toho můžeme chtít systém přizpůsobit pro větší počet uživatelů nebo přidat nějaké funkce. Nebo naopak ubrat a zjednodušit, aby se uživatelům systém příjemně používal.
Náměty na vylepšení jistě vymyslíte sami, zde tedy jen 3 příklady:
- Přidat způsob jak zjistit a zkontrolovat, zda opravdu uklizeno bylo (to by z logiky věci neměl dělat ten, kdo měl právě službu).
- Pokud se má něco dopisovat (např. podpis jako potvrzení provedení úklidu), pomůže přidat tužku. Ideálně takovou, která nepíše jen svisle.
- Pokud chceme pracovat s konkrétními datumy, můžeme místo cedule s ručičkou pracovat s tabulkou termínů úklidu, ke kterým se přiřazují jednotliví sousedi. Tím se systém velmi posílí, bude možní prohazovat služby a spousta dalších věcí.
Sleduj v příštích dnech své okolí a všímej si různých informačních systémů. Procvičuj přemýšlení a hodnocení:
- Co systém řeší, pro koho?
- Jak se používá? Co je na tom nápomocné, co je otravné?
- Jaká jsou omezení daného systému? K jakým může dojít problémovým situacím?
- Jak by bylo možné systém vylepšit?
Úlohy
Výše vidíme fragment informačního systému, který pomáhá organizovat nákup. Co dalšího je potřeba o systému vědět, abychom ho mohli správně používat? Co je potřeba upřesnit?
Možná vás při pohledu na obrázek napadne jeden zřejmý způsob, kdo a jak seznam používá. Tím pádem se zdá vše jasné. Hledejte další možnosti. Pomůže pracovat ve skupině, právě proto, že se ukáží různé pohledy na věc. Také pomůže si použití systému představit (nebo opravdu předvést):
- podrobně, krok za krokem,
- v kontextu (co dělám doma, co v obchodě...),
- úplně, tedy např. celý nákup od volby nakupovaného zboží po návrat domů,
- opakovaně (systém je možná potřeba znovu uvést do nějakého výchozího stavu - jak se to provede?).
Často tak odhalíte detaily, které nebyly řečeny.
Podívejte se na následující jenoduchý systém na dveřích bufetu u tělocvičny. Obsluha s jeho pomocí nakupuje a připravuje přiměřené množství občerstvení. Jaké bychom měli předvídat potíže? Které z nich se vyplatí řešit?
Stejně jako v předchozí úloze si můžete představit a domýšlet, jak asi systém přesně funguje. U toho uvažujte, co by se mohlo pokazit, které předpoklady se nemusí naplnit, k jakým může dojít nepředvídaným okolnostem.
Systém stojí na nějakých předpokladech o tom, jak funguje cvičení a následné občerstvení. Data, jejich struktura a související procesy zrcadlí vnějšíé svět, jsou jeho modelem. Jsou ale vždy jen modelem nedokonalým. Ve skutečném světě dochází k situacím, které jednoduchý model nezachytí. To pak může vést k rozporům a k chybám systému.
Další důležitý směr úvah: ne všichni uživatelé jsou vždy nápomocní. Co by mohl provést někdo, kdo
- chce pro sebe získat výhodu,
- chce jiného poškodit,
- chce poškodit celý systém,
- nerozumí, jak systém funguje, a nedovede jej správně použít?
A ještě jeden směr: co se stane, když přijdeme o fyzické části systému a na nich uložená data, v tomto případě o ceduli?
Ne všechny nalezené obtíže se vyplatí řešit. Řešení totiž může být celkově nepříjemnější, než občasné nepřesnosti v přípravě občerstvení. Na první pohled lépe fungující systém by tak byl pro své uživatele horší. V některých případech navíc předem nevíme, jestli se skutečně vyskytnou. Je dobré o nich jako o možnosti předem vědět (a mít připravené záložní plány), ale skutečně je řešit stačí, až když se opravdu objeví.
Řešení
Například:
- Cedule se může ztratit.
- Čárky se mohou překrývat.
- Někdo udělá chybu při sčítání čárek.
- Někdo na svůj párek zapomene a nepřijde si pro něj.
- Někdo zapomene na svou čárku a udělá ji znovu.
- Obsluha zapomene vyměnit ceduli a po dalším cvičení připraví dvojnásobek občerstvení.
- Někdo pro větší přehlednost spojí čtveřici čárek vodorovným přeškrtnutím, pro někoho je to přeškrtnutí pátou čárkou. A ten, kdo čárky počítá, to může chápat jinak.
- Kdokoliv může udělat libovolný počet čárek a tím celou snahu o přesný odhad zhatit.
- Rozumí všichni, co je párek a co je nožička?
Viděli jsme, že informační systémy nemusí být jen elektronické, a že je potkáváme na každém kroku. Na jaké si vzpomente příklady z vašeho běžného života?
Závěrem
Zde jsme se záměrně zabývali velmi jednoduchým systémem, který sestával z tužky a papíru, popř. z ručičky na patentu, magnetů nebo podobných pomůcek. Pro běžnou chodbu s malou skupinkou sousedů to stačí. Když se něco pokazí, sousedé se prostě dohodnou. Pro větší úlohy (složitejší střídání, ale taky třeba prostě víc bytů v domě) by se už mohlo vyplatit použít vyspělejší technologie a různé části řešení tak automatizovat.
V dalších kapitolách už budeme zkoumat a tvořit systémy složitější. I na jednoduchém úklidu chodby se ale ukázalo několik principů, které platí obecně.
Shrnutí
- IS slouží nějakému účelu. Vyplatí se vědět, jakému. Různí uživatelé mohou mít různé zájmy.
- IS hodnotíme podle různých kritérií, která jsou v různých situacích různě významná.
- IS obvykle zrcadlí nějakou část reality. V té ale nastávají nejrůznější nepředvídané situace, které předem připravený systém zachytit nedokáže.
- Zdánlivě snadná rozhodnutí při tvorbě informačních systémů mohou mít závažné dopady jejich fungování a tím na kvalitu života svých uživatelů i dalších lidí.
- Samotná cedule na chodbě ještě není celý IS. Sama o sobě nic nedělá, ani není hned všem jasné, jak ji používat. Součástí IS jsou:
- Zpracovávané informace a jejich struktura (seřazení, hierarchie, tabulky...).
- Technické řešení (nástěnka, kartotéka, sdílená tabulka, online aplikace...).
- Uživatelé, jejich různé role a s nimi spojené povinnosti a pravomoci (např. správce systému a běžný uživatel...).
- Definované procesy (jak poznat, kdo je na řadě s úklidem, jestli něco dělat po úklidu, jak řešit nové sousedy...).
